El documento existe. El problema es encontrarlo.
Cada causa genera documentos. Escritos, cédulas, oficios, poderes, pericias, resoluciones, sentencias, contratos, mails del cliente. El volumen no es el problema — el problema es que cada uno termina en un lugar distinto.
El escrito está en Word, en el escritorio. La cédula escaneada, en el mail. El poder, en una carpeta de Drive que se llama "Varios". La pericia, impresa. Y cuando necesitás algo — en una audiencia, para un escrito, porque el cliente preguntó — empieza la búsqueda.
Con 5 causas, te acordás dónde dejaste cada archivo. Con 20, ya no. Con 50, es una lotería.
Qué documentos genera cada causa
No todas las causas generan los mismos tipos, pero la mayoría cae dentro de estas categorías:
| Categoría | Tipos de documento | Cuándo aparecen |
|---|---|---|
| Inicio | Demanda/contestación, poder, documentación del cliente, datos de la causa | Al abrir el expediente |
| Trámite | Escritos, cédulas, oficios, actas, mandamientos | Durante el proceso |
| Prueba | Pericias, informes, testimoniales, documental ofrecida | Etapa probatoria |
| Resoluciones | Providencias, autos, sentencias, regulaciones de honorarios | Cuando el juzgado resuelve |
| Comunicación | Mails del cliente, instrucciones, notas de reunión | Toda la vida de la causa |
| Económicos | Presupuesto, acuerdo de honorarios, comprobantes de pago | Al inicio y durante el cobro |
Lo importante no es la categoría exacta. Es que cada documento tenga un lugar previsible. Si cualquiera del estudio necesita encontrar "la pericia de la causa García", debería poder hacerlo sin preguntar.
Convención de nombres
Si cada abogado nombra los archivos como quiere, encontrar algo se convierte en una búsqueda textual. "escrito.docx", "escrito2.docx", "escrito final.docx", "escrito FINAL (2).docx". Todos lo hacemos.
Una convención simple que funciona:
[AÑO]-[TIPO]-[DESCRIPCIÓN]-[CAUSA]
Ejemplos:
2026-escrito-contestacion-demanda-garcia-lopez.docx2026-pericia-medica-rodriguez.pdf2026-sentencia-primera-instancia-martinez.pdf2026-poder-general-gonzalez.pdf
Las reglas que hacen que funcione:
- Año primero: los archivos se ordenan cronológicamente sin esfuerzo
- Tipo antes de descripción: podés buscar "todos los escritos" o "todas las pericias"
- Sin espacios: guiones en vez de espacios — algunos sistemas manejan mal los espacios en nombres de archivo
- Minúsculas: evita inconsistencias entre "Escrito" y "escrito"
- Sin caracteres especiales: ni acentos ni ñ en nombres de archivo — la causa "Muñoz" se archiva como "munoz"
Si ya tenés documentos en Google Drive, aplicar esta convención a los archivos nuevos es un cambio gradual que mejora la búsqueda con el tiempo.
Dónde guardarlos
Hay dos opciones razonables, y una mala.
Opción A: carpeta por causa en Drive o similar. Cada causa tiene su carpeta. Dentro, los documentos con la convención de nombres. Simple, funciona, cualquiera puede acceder si tiene permiso.
Opción B: vinculados al expediente en un sistema. Cada documento se sube asociado a la causa. La ventaja: el documento aparece cuando abrís la causa, sin buscar en carpetas. La desventaja: dependés de que el sistema funcione para acceder.
Lo que no funciona: escritorios y carpetas "Mis documentos". Si los archivos están en la computadora de un abogado, solo esa persona puede accederlos. Si se va de vacaciones, se enferma, o se va del estudio, los documentos desaparecen con ella.
El mínimo: que cada documento esté en un lugar accesible para más de una persona. Si eso es Drive, bien. Si es un sistema, bien. Si es la carpeta local de alguien, no.
Versiones
Los escritos pasan por versiones. El primer borrador, la revisión del socio, el que se presenta. Si no hay control de versiones, terminás con cinco archivos que se llaman parecido y no sabés cuál es el definitivo.
Dos formas de resolverlo:
Convención simple: agregar -v1, -v2, -final al nombre. Funciona si el equipo respeta la convención. Falla cuando alguien edita el -final y lo guarda sin cambiar el nombre.
Historial de versiones de Drive: Google Drive guarda versiones automáticamente. Podés volver a una versión anterior sin tener múltiples archivos. Es más limpio, pero requiere que todos trabajen sobre el mismo archivo — no copias locales.
El problema escala con las personas
Un abogado solo puede tener sus documentos en el lugar más desordenado del mundo. Si sabe dónde están, funciona. Es un desastre privado.
Cuando hay equipo, el desorden se multiplica. Cada persona tiene su criterio, su carpeta, su convención. Si sumás un abogado y le decís "los documentos están en Drive", la pregunta siguiente es: "¿en qué carpeta?" — y si la respuesta es "depende de quién lo haya subido", no es un sistema.
Si tu estudio ya funciona sin vos una semana, los documentos deberían ser encontrables por cualquiera. Si no, eso es lo primero que se rompe cuando vos no estás.
Para más contexto sobre cómo se integran los documentos con el registro de movimientos y estados procesales de la causa, el glosario de docs tiene la referencia.
ÍTERA Lex vincula cada documento al expediente — para que cuando busques "la pericia de García", la encuentres en la causa, no en una carpeta. Conocé cómo funciona →