El cliente es más que un contacto en la agenda
Cuando un cliente nuevo llega, lo más fácil es anotar lo mínimo: nombre, teléfono, el asunto que trae. Suficiente para arrancar. El problema aparece después, cada vez que necesitás un dato que en su momento no pediste: el documento para un escrito, el domicilio para una cédula, el correo para mandarle el presupuesto, la forma de pago que habían arreglado.
Una ficha de cliente es la base sobre la que se apoya todo lo que hacés para esa persona: las causas, los presupuestos, las comunicaciones, y hasta el chequeo de si podés tomar un caso nuevo. Cargarla bien una vez evita perseguir datos diez veces. Este texto repasa qué conviene tener registrado, y por qué cada cosa importa.
Datos de identificación
Lo básico, pero completo. No alcanza con el nombre de pila por el que lo llamás.
- Nombre completo o razón social, tal como figura en sus documentos. Es lo que va en los escritos, no el apodo.
- Documento de identidad o CUIT/CUIL. Lo necesitás para presentaciones, para el poder, y —esto se subestima— para chequear si esa persona ya pasó por el estudio.
- Tipo de persona. No es lo mismo un cliente individual que una empresa con representantes. Si es una sociedad, quién la representa y con qué facultades.
Estos datos parecen un trámite hasta el día que tenés que presentar algo con apuro y te falta el número de documento. Es lo mismo que conviene tener de cada causa que arranca: cargado al inicio, disponible siempre.
Datos de contacto y canal preferido
El cómo y el por dónde se comunica el cliente es información operativa que ahorra fricción todos los días.
- Teléfono, correo y dirección. Más de una vía, porque distintas gestiones usan distintos canales.
- Canal preferido. Hay clientes de WhatsApp, otros de mail, otros que prefieren una llamada. Saberlo de entrada hace que las novedades lleguen por donde el cliente efectivamente las lee.
- Horario o disponibilidad, si es relevante. Un cliente al que solo podés llamar a ciertas horas es un dato que evita llamadas perdidas.
Definir el canal preferido desde la primera reunión es lo que después permite informarle el avance de la causa sin que tenga que perseguirte. La ficha guarda esa preferencia para que no dependa de acordarte.
Datos que sirven para detectar conflictos
Acá hay una función de la ficha que se pasa por alto: la base de clientes es también la herramienta con la que chequeás si podés tomar una causa. Para que ese chequeo funcione, la ficha tiene que guardar lo suficiente como para reconocer a una contraparte.
Por eso conviene registrar, además de los datos del cliente, con quién litigó o contra quién fue cada asunto. El día que llega un cliente nuevo con un reclamo contra una empresa, buscás esa empresa en tu base: si aparece como contraparte de un caso viejo, o peor, como cliente anterior, hay que mirar con cuidado. Tener todos los clientes y causas en un lugar consultable convierte el chequeo de conflicto en una búsqueda rápida, sin depender de que te acuerdes del cliente de hace tres años.
Datos económicos del vínculo
La parte de la ficha que conecta al cliente con la plata. No el detalle de cada causa, sino el marco del vínculo.
- Honorarios acordados y bajo qué modalidad, si hay un acuerdo marco con ese cliente.
- Forma de pago habitual y datos de facturación.
- Estado de cuenta general, para saber si ese cliente está al día o arrastra saldos.
Tener esto en la ficha es lo que permite que el seguimiento de cobros no dependa de revisar causa por causa. Un cliente con tres asuntos activos tiene una sola relación económica con el estudio, y conviene poder verla entera.
Un checklist de la ficha completa
Para que la ficha de cada cliente nazca completa, conviene tener a mano qué cargar. Esto es lo mínimo que vale la pena registrar al dar de alta un cliente:
- Nombre completo o razón social
- Documento / CUIT-CUIL
- Tipo de persona y, si es empresa, su representante
- Teléfono, correo y domicilio
- Canal de comunicación preferido
- Contrapartes conocidas (para chequeo de conflicto)
- Honorarios y forma de pago acordados
- Cualquier dato sensible que el caso requiera cuidar
Todo lo del cliente cuelga de la ficha
Todo lo que el estudio hace para un cliente cuelga de su ficha: las causas, los presupuestos, las comunicaciones, los cobros. Cuando la ficha está completa y actualizada, esas cosas se conectan solas: ves de un cliente todas sus causas, sabés cuánto te debe en total, encontrás su documento cuando lo necesitás, y lo reconocés si aparece como contraparte de otro.
Y como la ficha concentra información sensible de cada persona que pasó por el estudio, su manejo es parte del cuidado de los datos del cliente: cada uno del equipo debería acceder a lo que su trabajo requiere, ni más ni menos. Una ficha bien armada no es burocracia: es lo que hace que atender a un cliente no empiece, cada vez, por buscar quién era.
ÍTERA Lex mantiene la ficha de cada cliente con sus datos, sus causas, sus presupuestos y su estado de cuenta en un solo lugar, para que nunca tengas que perseguir un dato que ya tenías. Conocé cómo funciona →