15 minutos que previenen incendios
La diferencia entre un estudio que reacciona y uno que previene no es el tamaño, la tecnología ni la cantidad de abogados. Es tener un momento fijo en la semana para mirar todo desde arriba.
No hace falta una reunión de equipo de una hora. Hacen falta 15 minutos, cada lunes, revisando los mismos puntos. Lo que sigue es el checklist.
El checklist
Plazos de la semana
- ¿Qué vence esta semana? Audiencias, traslados, vencimientos de plazos procesales
- ¿Hay algo que necesite preparación con anticipación? Un escrito que hay que redactar, documentación que juntar
- ¿Los plazos están en un solo lugar o hay que revisar varias fuentes?
Si la respuesta a la tercera es "varias fuentes", ese es el primer problema a resolver. Escribimos sobre 7 formas de no perder un plazo.
Causas sin movimiento
- ¿Hay causas sin actividad en los últimos 7-10 días?
- ¿Es porque están a la espera de algo (resolución, prueba) o porque se estancaron?
- ¿Las que esperan algo tienen un recordatorio para hacer seguimiento?
Una causa sin movimiento no siempre es un problema. Pero una causa sin movimiento y sin explicación de por qué, sí lo es. Si tenés muchas en esa situación, probablemente necesites repensar cómo gestionás las causas.
Tareas pendientes y vencidas
- ¿Hay tareas asignadas que ya vencieron?
- ¿Las personas responsables saben que están vencidas?
- ¿Hay tareas sin asignar que deberían tener dueño?
Tareas vencidas que nadie revisa se normalizan. Primero son 2, después son 10, y eventualmente la lista de tareas deja de ser útil porque todo está vencido. Si delegás tareas de palabra, este es el punto donde se nota.
Presupuestos pendientes de respuesta
- ¿Hay presupuestos enviados hace más de una semana sin respuesta?
- ¿Vale la pena hacer seguimiento o ya pasó el momento?
- ¿Los montos siguen vigentes o hay que actualizar valores arancelarios?
El seguimiento comercial es lo primero que se deja para "después". Y ese después suele ser nunca. Un presupuesto enviado sin seguimiento es trabajo perdido. Más sobre cómo profesionalizar este proceso en presupuestos de honorarios.
Cobros pendientes
- ¿Hay presupuestos aceptados con cuotas vencidas?
- ¿Sabés cuánto te deben en total en este momento?
- ¿Hay clientes con pagos atrasados que necesitan un recordatorio?
Si no podés responder la segunda pregunta en menos de un minuto, no tenés visibilidad de tus cobros. Y sin visibilidad, no hay gestión — hay esperanza de que paguen.
Estado general del equipo
- ¿Cada persona del estudio tiene clara su carga de trabajo de la semana?
- ¿Hay alguien sobrecargado mientras otro tiene capacidad?
- ¿Alguien tiene vacaciones, audiencias o compromisos que afecten la disponibilidad?
Esto importa especialmente en estudios de 3+ personas. Si no hay visibilidad de quién está haciendo qué, la distribución de trabajo se hace por inercia — el que está disponible agarra lo que aparece, sin criterio.
Cómo hacerlo en la práctica
Si sos el titular y trabajás solo: 10 minutos, lunes a la mañana, antes de abrir el primer expediente. Revisás plazos, causas sin movimiento, y presupuestos pendientes. Tres pantallas o tres listas. Listo.
Si tenés equipo: 15 minutos de reunión breve o un mensaje asincrónico con lo que encontraste. "Esta semana vencen 3 plazos, hay 2 causas sin movimiento, y hay un presupuesto de hace 10 días sin respuesta." El equipo sabe qué priorizar.
Si no tenés un sistema centralizado: el checklist funciona igual, pero lleva más tiempo. En vez de filtrar "causas sin movimiento en 10 días", tenés que revisar tu planilla fila por fila. En vez de ver presupuestos pendientes, tenés que recordar cuáles mandaste. Funciona, pero con fricción.
Lo importante no es la herramienta. Es el hábito.
Si querés el checklist en formato descargable para tener a mano, armamos una versión en docs.
ÍTERA Lex muestra plazos, causas sin movimiento, tareas vencidas y presupuestos pendientes en un solo panel — los 15 minutos del lunes se convierten en 5. Conocé cómo funciona →