"Buscame el último parecido que hicimos"
Hay que presentar un escrito. En vez de arrancar de cero, hacés lo que hace todo el mundo: buscás el último parecido para copiar y adaptar. Abrís la carpeta de la causa anterior, encontrás algo que sirve, lo copiás, le cambiás los datos, lo presentás.
El método funciona casi siempre. El problema es el "casi". Porque el escrito que copiaste tenía la carátula de la otra causa en un párrafo que no revisaste. O un argumento que servía para ese caso y no para este. O un error que ya estaba ahí desde la primera vez que alguien copió ese escrito de otro anterior, y que se viene arrastrando hace tres años sin que nadie lo notara.
Copiar del último no es una mala idea. Es una buena idea sin sistema. Lo que sigue es cómo darle el sistema.
Por qué copiar del último arrastra errores
El problema de copiar del escrito anterior no es la copia. Es de dónde copiás.
Cuando copiás del "último parecido", estás copiando de un documento que se hizo para otra causa, con sus datos, sus particularidades y sus apuros. No es un modelo: es un escrito real adaptado a una situación concreta. Y cada vez que alguien lo copia y lo vuelve a adaptar, se arrastra lo que tenía de específico y, a veces, lo que tenía de mal.
- El error se propaga. Si el escrito original tenía una cita desactualizada o un párrafo de más, cada copia lo hereda. Nadie revisa de fondo algo que "ya está hecho".
- Quedan datos de la otra causa. El nombre, el juzgado, un monto que correspondía al caso anterior. El típico párrafo que sobrevive porque está enterrado en el medio y nadie lo lee dos veces.
- Cada uno copia de un lugar distinto. Vos del escrito de García, otro del de López. No hay una versión que sea "la buena". Hay tantas como causas anteriores.
La diferencia entre copiar de un escrito viejo y partir de un modelo es esa: el modelo está hecho para ser reusado, limpio de datos puntuales y revisado. El escrito viejo está hecho para una causa que ya pasó.
Qué modelos vale la pena tener
No hace falta modelar todo. La regla es simple: lo que repetís, lo modelás. Lo que hacés una vez cada dos años, no.
Los candidatos típicos en un estudio:
| Tipo | Por qué conviene modelarlo |
|---|---|
| Escritos de mero trámite | Se repiten todo el tiempo y casi no cambian |
| Contestaciones y demandas tipo | La estructura es estable, varía el contenido |
| Poderes y autorizaciones | Texto formal que rara vez cambia |
| Oficios y cédulas frecuentes | Formato fijo, datos variables |
| Acuerdos de honorarios | Estructura repetida con cláusulas que se ajustan |
Para los modelos de la parte económica, sirve partir de un acuerdo de honorarios bien armado y dejarlo como base del estudio, en vez de rehacerlo cada vez. Lo que no conviene modelar es lo excepcional: un planteo único pierde más tiempo en mantener el modelo del que ahorra.
Cómo nombrarlos para encontrarlos
Un modelo que no se encuentra no sirve: si para usarlo tenés que acordarte de en qué carpeta está, terminás copiando del último escrito igual que antes.
Una convención simple que funciona, parecida a la que conviene para los documentos del expediente:
- Tipo primero.
escrito-mero-tramite,contestacion-demanda,poder-general. Así los modelos del mismo tipo quedan juntos. - Materia o fuero si aplica.
contestacion-demanda-laboralno es lo mismo quecontestacion-demanda-civil. - Sin datos de ninguna causa. Un modelo no lleva nombre de cliente ni carátula. Si lo tiene, no es un modelo, es un escrito viejo disfrazado.
El nombre tiene que dejar claro qué es y cuándo se usa, sin que tengas que abrirlo para saberlo.
Mantenerlos actualizados
Un modelo desactualizado es peor que no tener modelo, porque da una falsa sensación de que está bien y nadie lo revisa.
La ley cambia, la jurisprudencia cambia, los criterios de los juzgados cambian. Un modelo que se armó hace tres años puede tener una cita que ya no corre o un planteo que dejó de funcionar. Mantenerlos no es una tarea grande, pero tiene que existir:
- Una versión es la buena. Que no haya cinco copias del mismo modelo dando vueltas. Una sola, y es esa.
- Cuando algo cambia, se actualiza el modelo, no solo el escrito. Si descubriste que un argumento ya no sirve, corregilo en el modelo. Si solo lo corregís en el escrito de hoy, mañana otro copia el viejo otra vez.
- Revisión cada tanto. Un repaso de los modelos más usados una o dos veces al año alcanza para que no se queden viejos sin que nadie se entere.
Compartirlos en el estudio
Acá está el salto más grande: pasar de modelos que tiene cada uno en su carpeta a una biblioteca del estudio.
Cuando los modelos viven en la computadora de cada abogado, el estudio tiene tantas versiones como personas. El que entra nuevo no sabe qué modelos hay ni dónde están —su única opción es preguntar o copiar del último escrito, que es justo el problema que queríamos resolver. Y cuando alguien mejora un modelo, la mejora se queda en su copia.
Una biblioteca compartida cambia eso: hay un solo conjunto de modelos, accesible para todo el equipo, donde la versión buena es la de todos. ÍTERA Lex ofrece una biblioteca de modelos y cláusulas a nivel estudio, reutilizables por todo el equipo. El que se suma al estudio arranca con los modelos que ya funcionan, en vez de reconstruirlos copiando escritos viejos.
El efecto sobre el trabajo diario es directo: cuando alguien tiene que presentar algo, parte del modelo bueno, no del último que encuentre. Lo mismo que pasa cuando se ordena la carpeta del cliente en digital —dejás de depender de quién guardó qué y dónde.
De carpetas sueltas a una biblioteca
El salto no es tecnológico, es de criterio. Pasar de "cada uno copia del último parecido" a "todos parten del mismo modelo bueno" cambia dos cosas concretas: los escritos salen más rápido y con menos errores arrastrados.
Empezar es simple: tomá los tres o cuatro tipos de escrito que más repetís, limpiá de datos un ejemplo bueno de cada uno, nombralos con criterio y ponelos donde todo el equipo los vea. Esos primeros cuatro modelos ya cambian la semana. El resto se suma con el tiempo, a medida que aparece algo que vale la pena modelar. Y antes de presentar lo que armaste a partir de un modelo, un checklist rápido atrapa los datos de la otra causa que pudieron quedar pegados.
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